正答1
解説
正解は1。
個人情報保護法の利用目的の通知・公表、個人情報取扱事業者・個人情報・個人情報データベース等の定義を、管理組合に当てはめて問う問題です。
【選択肢別解説】
1：○ 個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければなりません（個人情報保護法21条1項）。
2：× 個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいい、営利・非営利を問わず、取り扱う個人情報の件数にも制限はありません。
組合員名簿等を管理している管理組合も個人情報取扱事業者に該当し得るので、「該当しない」とする点が誤りです。
3：× 個人情報とは、生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいいます（個人情報保護法2条1項）。
総会議事録の署名欄に書かれた氏名も、特定の個人を識別できるので個人情報に該当します。
4：× 個人情報データベース等には、電子計算機で検索できるものだけでなく、紙媒体であっても、五十音順など一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索できるよう体系的に構成したもの（目次・索引等を有するもの）も含まれます。
紙の組合員名簿でも「個人情報データベース等に該当しない」とする点が誤りです。
【ポイント】
2017年施行の改正で「取り扱う個人情報が5,000人以下の事業者を除外する」規定が廃止され、小規模な管理組合も個人情報取扱事業者になり得ます。
紙の名簿も五十音順等で整理されていればデータベース等に当たります。