正答1
解説
正解は1です。
プロジェクト会議を効率よく運営し、決定事項を確実に実行につなげるための進め方が問われています。
【選択肢別解説】
1：○ 会議で決まった内容を議事録にまとめ、必要な関係者と共有すれば、認識のずれや伝達漏れを防げます。
決定事項を周知徹底するために適切な進め方です。
2：× 終了時刻を決めないと、議論が長引いて参加者の時間を無駄にします。
正しくは、開始時刻と終了時刻を事前に決め、時間内に結論を出すように進めます。
3：× 全ての会議にステークホルダ全員が参加すると、関係のない人の時間まで奪い、かえって非効率になります。
正しくは、議題に応じて必要なメンバーを選んで参加してもらいます。
4：× 開始直後に議題を募ると、参加者が事前に準備できず、議論が深まりません。
正しくは、事前に議題と資料を参加者に通知しておきます。
【ポイント】
効率的な会議の基本は、事前に目的と議題を共有し、時間を決めて行い、議事録で結果を共有することです。
プロジェクトのコミュニケーションマネジメントの基本としても押さえましょう。